Bitte beachten Sie vorab
Wenn Sie Mail-Adressen @diese-Domain auf unserer alten ("mail04") Plattform im Einsatz hatten, dann folgen Sie bitte der Anleitung "Umstellung von der alten Mailplattform ("mail04") auf Mailcow".
1. Grundkonfiguration der Domain
Klicken Sie im Kundenmenü auf Produkte -> E-Mail -> Konfiguration und klicken Sie dann auf "Neue Domain für Mailcow einrichten":
Nun startet ein Assistent. Wählen Sie in Schritt 1 die Domain aus. Falls diese noch gar nicht zu uns gezogen war, können Sie sie im Freitext-Feld eingeben.
Ganz wichtig ist die folgende Einstellung:
Wenn Sie das alte Mailsetup aktiv lassen, bleibt für Ihre Leute vorläufig alles, wie es ist. Im dritten und letzten Schritt können Sie festlegen, wie viele Postfächer und wie viel Gesamt-Speicherkontingent aus Ihrem Tarif für diese Domain genutzt werden sollen. (Sie können die Werte jederzeit anpassen) - je nach dem, ob Sie noch weitere Domains für E-Mail-Betrieb nutzen wollen, sollten Sie das nicht komplett ausschöpfen. Die Angabe der Standard-Größe je Postfach erleichtert Ihnen später lediglich die Administration, Sie können die Größe aber für jedes Postfach individuell anpassen.
2. Konfiguration der Adressen
Nachdem die Domain konfiguriert wurde, taucht Sie in der Liste auf und mit "Administration" gelangen Sie in die Mailcow-Administration. Dort können Sie einerseits "Mailboxen" (Postfächer) neu anlegen - eine Mailbox kann Mails senden und empfangen, entweder über das Webmail-Tool im Browser oder über ein Mail-Programm Ihrer Wahl.
Im folgenden Dialog müssen Sie im wesentlichen nur Name, Mailadresse (also den Teil vor dem @ gefolgt von der Domain), Passwort und die Postfachgröße setzen, der Rest kann eigentlich so bleiben und Sie können am Ende der Seite auf "Hinzufügen" klicken:
Neben Postfächern können Sie auch Weiterleitungen anlegen, diese heißen "Aliasse":
und können sich z.B. so zwei Mailadressen (vorstand@ und leitung@) anlegen, die beide an zwei Personen gleichzeitig weitergeleitet werden:
3. Zugang für Ihre Mitarbeitenden
Sobald die Postfächer angelegt sind, können Ihre Leute sich im (neuen) Webmail einloggen, oder natürlich die Postfächer in Outlook o.ä. konfigurieren. Für letzteres finden Sie hier Konfigurationshilfen: https://ticket.dt-internet.de/help/de-de/101-mailcow-mailplattform-ab-2026
Der Zugang zum "SOGo-Webmail" ist unter: https://mailcow.dt-internet.de/ möglich, der Login erfolgt mit Mailadresse und dem gesetzten Passwort.
4. Umziehen der alten Postfach-Inhalte
Mailcow kann den Inhalt der alten Mailplattform abrufen und in das eigene Postfach umziehen. Das müssen Ihre Mitarbeitenden selbst konfigurieren:
Loggen Sie sich im SOGo-Webmail ein, klicken Sie auf das Zahnrad oben links:
Nun klicken Sie auf E-Mail, IMAP-Konten, neues E-Mail-Konto:
da legen Sie nun das alte Postfach an, eigentlich brauchen Sie nur den Servernamen (den erfahren Sie bei Ihrem alten Provider, Typ vermutlich TLS), den Benutzernamen samt Passwort, und wählen sich bei Identität einfach selbst aus:
Jetzt das ganze noch rechts mit der Diskette speichern:
Und schon haben Sie im SOGo-Webmail auch Zugriff auf Ihre alten Mails und können diese per Drag&Drop (Mehrfachauswahl mit Klick auf die Silhouette vor der Mail) in die neuen Mailordner ziehen. Wichtig: Wahrscheinlich werden die alten Postfächer ja irgendwann gelöscht, darum nutzen Sie diese Funktion bitte nur zum Rüberziehen und wenn Sie fertig sind, warten Sie noch auf den letzten Schritt und irgendwann können Sie im Menü Einstellungen -> E-Mail -> IMAP-Konto das alte Postfach dann auch wieder löschen.
5: "Aktivieren" von Mailcow
Sie haben es fast geschafft: Sie haben Ihre Postfächer und Mailadressen angelegt und den Usern eine Möglichkeit gegeben, die Mails von der alten Plattform in die neue zu ziehen.
Jetzt ist es an der Zeit, die neue Plattform auch scharfzuschalten, damit Mails in Mailcow (und nicht mehr in der alten Plattform) ankommen
Gehen Sie dazu wieder ins Kundenmenü unter Produkte -> E-Mail -> Konfiguration.
Klicken Sie bei der neuen Plattform bitte auf "DNS überprüfen". Unser Kundenmenü stellt nun fest, dass die DNS-Einstellungen noch nicht stimmen (und Mailcow damit noch keine Mails empfängt).
Falls die Domain bereits zu uns gezogen ist, können Sie auf Knopfdruck die DNS-Einstellungen direkt richtig setzen:
Falls die Domain (noch) bei einem anderen Provider liegt, müssten Sie die Einstellungen dort bitte entsprechende der darüber abgebildeten Tabelle vornehmen.
Vergessen Sie nicht, beim alten Provider die alte Konfiguration dann noch zurückzubauen.