Umstellung von der alten Mailplattform ("mail04") auf Mailcow

Bitte beachten Sie zunächst: Eine Domain (und damit alle Mail-Adressen @diese-Domain) kann immer nur vollständig von einer auf die andere Plattform umgezogen werden, ein Mixbetrieb ist technisch nicht möglich. Wenn Sie sich für einen Umzug entscheiden, müssen Sie alle Mail-Adressen und -Postfächer für diese Domain umziehen.

So gehen Sie vor:

Klicken Sie im Kundenmenü auf Produkte -> E-Mail -> Konfiguration. Sie finden dort einen Eintrag für die alte Mail-Plattform, der sieht in etwa so aus:

In diesem Fall liegt die Domain drk-mustervorlage.de auf der alten Plattform, darf da bis zu 600 Postfächer haben, benutzt wird aber nur eines. Merken Sie sich am besten beide Werte (1 Postfach, rund 17 GB Verbrauch).

Jetzt reduzieren Sie erstmal die Anzahl der Postfächer auf ein sinnvolles Maß. In diesem Beispiel würde 10 ja völlig ausreichen, d.h. tragen Sie statt der 600 eine 10 ein und bestätigen Sie mit OK

Am Ende der Übersicht erscheint (spätestens jetzt) eine Funktion "Neue Domain für Mailcow einrichten", klicken Sie diese an. Nun müssen Sie bei Reseller-Tarifen noch den Unterkunden auswählen, und natürlich den Domainnamen, den Sie migrieren wollen.

 Ganz wichtig ist die folgende Einstellung:

Wenn Sie das alte Mailsetup aktiv lassen, bleibt für Ihre Leute vorläufig alles, wie es ist.

Im nächsten Schritt können Sie einstellen, wie viele Postfächer Sie mit welchem Gesamt-Speicherkontingent in Mailcow brauchen. Tipp: Orientieren Sie sich einfach an dem bisherigen Verbrauch auf der alten Plattform, der wurde ja im ersten Schritt angezeigt.

Wichtig: Unser System zeigt Ihnen an, wie viel Speicher Sie noch in Ihrem Tarif zur Verfügung haben. Sie können einen deutlich größeren Wert vergeben, wir werden die Überbuchung automatisch in Rechnung stellen. Aber keine Panik: Im letzten Schritt werden die alten Postfächer ja wegfallen (und dann können Sie denen auch Speicherzuweisung wieder wegnehmen).

Wenn alles geklappt hat, wurde die Domain in der Mailcow-Administration angelegt. Sie können sich dort einloggen (falls Sie die Mailcow-Administration zum ersten Mal betreten müssen Sie sich ggf. ein Passwort setzen).

In der Mailcow-Administration können Sie jetzt Ihre Postfächer neu anlegen. Klicken Sie dazu auf den Reiter "Mailboxen" und dann auf "Mailbox hinzufügen":

Im folgenden Dialog müssen Sie im wesentlichen nur Name, Mailadresse (also den Teil vor dem @ gefolgt von der Domain), Passwort und die Postfachgröße setzen, der Rest kann eigentlich so bleiben und Sie können am Ende der Seite auf "Hinzufügen" klicken:

Nach diesem Schema legen Sie jetzt alle Postfächer nach Wunsch an.

Falls Sie auch Weiterleitungen haben wollen, diese heißen "Aliase":

und können sich z.B. so zwei Mailadressen (vorstand@ und leitung@) anlegen, die beide an zwei Personen gleichzeitig weitergeleitet werden:

Sobald die Postfächer angelegt sind, können Ihre Leute sich im (neuen) Webmail einloggen, oder natürlich die Postfächer in Outlook o.ä. konfigurieren. Für letzteres finden Sie hier Konfigurationshilfen: https://ticket.dt-internet.de/help/de-de/101-mailcow-mailplattform-ab-2026

Der Zugang zum "SOGo-Webmail" ist unter: https://mailcow.dt-internet.de/ möglich, der Login erfolgt mit Mailadresse und dem gesetzten Passwort.

Mailcow kann den Inhalt der alten Mailplattform abrufen und in das eigene Postfach umziehen. Das müssen Ihre Mitarbeitenden selbst konfigurieren:

Loggen Sie sich im SOGo-Webmail ein, klicken Sie auf das Zahnrad oben links:

Nun klicken Sie auf E-Mail, IMAP-Konten, neues E-Mail-Konto:

da legen Sie nun das alte Postfach an, eigentlich brauchen Sie nur den Servernamen (alte Mailplattform war: imap.dt-internet.de, Typ TLS), den Benutzernamen (der war damals ja nicht im Form einer Mail-Adresse) samt Passwort, und wählen sich bei Identität einfach selbst aus:

Jetzt das ganze noch rechts mit der Diskette speichern:

Und schon haben Sie im SOGo-Webmail auch Zugriff auf Ihre alten Mails und können diese per Drag&Drop (Mehrfachauswahl mit Klick auf die Silhouette vor der Mail) in die neuen Mailordner ziehen. Wichtig: Wahrscheinlich werden die alten Postfächer ja irgendwann gelöscht, darum nutzen Sie diese Funktion bitte nur zum Rüberziehen und wenn Sie fertig sind, warten Sie noch auf den letzten Schritt und irgendwann können Sie im Menü Einstellungen -> E-Mail -> IMAP-Konto das alte Postfach dann auch wieder löschen.

Sie haben es fast geschafft: Sie haben Ihre Postfächer und Mailadressen angelegt und den Usern eine Möglichkeit gegeben, die Mails von der alten Plattform in die neue zu ziehen.

Jetzt ist es an der Zeit, die neue Plattform auch scharfzuschalten, damit Mails in Mailcow (und nicht mehr in der alten Plattform) ankommen

Gehen Sie dazu wieder ins Kundenmenü unter Produkte -> E-Mail -> Konfiguration. Dort taucht die Mail jetzt zweimal auf, einmal auf der alten und einmal auf der neuen Plattform:

Klicken Sie bei der neuen Plattform bitte auf "DNS überprüfen". Unser Kundenmenü stellt nun fest, dass die DNS-Einstellungen noch nicht stimmen (und Mailcow damit noch keine Mails empfängt). Und hier können Sie nun auswählen:

Und das können Sie so (gefahrlos) vornehmen. Mit dem ersten Haken werden alle Einstellungen so gesetzt, dass Sie zuverlässig über Mailcow Mails verschicken und empfangen können. In der alten Mailplattform wird die Konfiguration dann soweit zurückgebaut, dass dort keine Mailadressen mehr belegt sind.

Aber: Was wir nicht auf Knopfdruck machen ist, die alten Postfächer zu löschen. Das müssten Sie dann im Nachgang noch selbst tun, aber bitte erst, wenn Ihre Leute mit dem Umzug der Mailboxinhalte (siehe Teil 3) fertig sind. Zu gehen Sie wieder ins Kundenmenü in Produkte -> E-Mail -> Konfiguration, finden dort die alte Mailplattform (aber inzwischen ohne die Domain), klicken dort auf "Administration":

Und dort kommen Sie dann in die (alte) Administration rein, klicken auf "POP3-/IMAP-Postfächer" und können diese dann löschen.

Tipp: Sobald Sie die gelöscht haben, können Sie unter Produkte -> Speicherverteilung dann auch den Eintrag "POP-IMAP-Server mail04"  anpassen und das Speicherkontingent für die alte Mailplattform reduzieren. Evtl. Mehrkosten, weil Sie eine Zeitlang die Postfächer doppelt (alt und neu) belegt hatten, würden dann wieder wegfallen.

Fertig!