Mailpostfach in Outlook einbinden

Das war 20 Jahre lang kein Problem. Doch Microsoft möchte das auf Dauer nicht mehr. Der US-Riese baut seine Produkte dahingehend um, dass statt offener Standards zukünftig nur noch Microsofts eigene Regeln zum Einsatz kommen. 

Unser inoffizielles Hosting-Angebot für das Rote Kreuz begann 2003, und als Controlpanel haben auf den damaligen quasi-Branchenstandard für kleinere Provider gesetzt: Confixx. Und in Confixx hatten Kundenpakete durchnummerierte Namen wie "web123", Mail-Postfächer ebenfalls durchnummerierte Namen wie "web123p1", "web123p2" usw., und die Mail-Adressen wurden dann darauf umgeleitet.

2004 haben wir dann das Rahmenvertrags-Hosting von damals Schlund&Partner (später 1&1, heute IONOS) übernommen. Auch dort hatten Hosting-Pakete Namen wie "m12345" und die Postfächer Namen wie "m12345-765". Zu der Zeit ist auch die erste Generation unseres Kundenmenüs entstanden, und wir haben uns an die damals übliche Konvention gehalten, aber - für Sie und für uns einfacher - "sprechend" gemacht. Statt einer Nummer waren Sie bei uns z.B. das Kundenkürzel "drkabc", und die Mailpostfächer von Herrn Müller und Frau Maier konnten drkabc-mueller bzw. drkabc-maier heißen. Als besonderer Service für die von Schlund&Partner zu uns wechselnden Kunden konnten dadurch sogar die alten Usernamen ("m12345-765") beibehalten werden.

Das ist jetzt über 20 Jahre her. Irgendwann hat es sich am Markt etabliert, dass man Username und Mail-Adresse verbindet, also unser Herr Müller dann auch peter.mueller@drk-musterstadt.de als Usernamen hat. Für die Anwendenden haben wir das dann auch damals umgesetzt, Login im Kundenmenü/Webmail ist auch über die Mail-Adresse möglich, den Usernamen brauchte man nur noch für die (einmalige) Einrichtung im Mailprogramm.

Die Jahre vergingen, Confixx wurde irgendwann von Parallels aufgekauft und zugunsten des Schwesterprodukts Plesk eingestellt. Von den kleineren Providern in den frühen 2000ern sind nur noch wenige heute aktiv, die größeren Provider haben sich mehrfach umstrukturiert und gegenseitig aufgekauft, normales Web-Hosting ist ein austauschbares Massengeschäft mit schnellen Kunden-Wechseln. 

Doch während in den letzten zwei Jahrzehnten alle Massenprovider mindestens einmal komplett ihre Kunden komplett gegen neue ausgetauscht haben, ist es bei uns anders: Rund 2/3 der Kunden, die 2004 im Rahmen des DRK-Hostings zu uns kamen, sind heute noch bei uns. (Und auch außerhalb des DRKs freuen wir uns, dass z.B. www.iucn.org und www.akademie-fresenius.de, Kundennummern 1 und 2, uns immer noch treu sind). 

Und darum betreiben wir auch heute noch Technik, die so gut wie möglich abwärtskompatibel ist mit den Systemen und Einstellungen, die einige Kunden seit 20 in großem Stil nutzen.

Unser alte Mail-Plattform "mail04" ist eine solches Beispiel von Abwärtskompatibilität. Dort gilt immer noch das damals übliche Prinzip, dass Usernamen eben "drkabc-mueller"  lauten und nicht mit der Mail-Adresse. Das ist im übrigen auch in den technischen Standards ("RFC") weiterhin so vorgesehen. 

Die inzwischen meisten aktuellen Outlook-Versionen bieten aber bei der Neuanlage der Konten nur noch die Abfrage nach einer Mail-Adresse, die dann auch zugleich als Username genutzt wird - und das kann so nicht funktionieren. Über den normalen "Konto hinzufügen"-Weg können Sie ein mail04-Postfach nicht in Outlook anlegen.

Auch der für Provider gedachte Weg über automatische Konfiguration (Sie geben nur Ihre Mail-Adresse und Passwort ein, Outlook erfragt bei uns die notwendigen Einstellungen) funktioniert nicht mehr: Die Microsoft-Dokumentation sah (Stand 2024) zwar ausdrücklich vor, dass wir einen abweichenden Usernamen setzen dürfen, diese Einstellung  wird von aktuellen Outlook-Versionen aber auch ignoriert bzw. diese Form der automatischen Konfiguration ist seitens Microsoft inzwischen abgekündigt.

Was noch funktionieren kann:

- Klicken Sie auf das Windows-Icon (sozusagen den Nachfolger von "Start")

- Geben Sie in der Suche "Systemsteuerung" ein und öffnen Sie diese

- Geben Sie oben rechts in der Suche "Mail" ein, es sollte ein Eintrag "Mail (Microsoft Outlook)" o.ä. erscheinen

- Klicken Sie da auf "E-Mail-Konten"

- Dort kommen Sie (je nach Version) in die alten Einstellungen, können mit "Neu" ein neues Konto einbinden und dort auch die abweichenden Einstellungen setzen

(siehe auch:  https://learn.microsoft.com/de-de/answers/questions/4734585/e-mail-konto-hinzuf-gen-anmeldename-ist-nicht-glei)

Auch dieser Weg ist unseren Informationen nach nicht in allen Betriebssystem- und Produktversionen möglich.

Auch wenn unsere alte Mailplattform "mail04" auch noch weiterhin von uns betrieben, gepflegt und technisch aktuell gehalten wird: Es ist technisch ausgeschlossen, dass wir an den Usernamen etwas ändern. Wenn Sie - egal ob für Outlook oder aus einem anderen Grund - Postfächer mit Mail-Adressen als Usernamen brauchen, können Sie Ihre Postfächer mit überschaubarem Aufwand einfach auf unsere aktuelle Mailplattform "Mailcow" umziehen:

In deren Hilfebereich finden Sie dann auch eine Anleitung zur (einfachen) Konfiguration mit Outlook

Wenn wir mal ganz ehrlich sind, war Outlook noch nie gut. Und wird es auch nicht mehr werden. Die nächste Generation von Outlook, das hat Microsoft bereits angekündigt, wird eigentlich nur noch ein Browser sein (die eigentliche Software läuft als reine Web-Anwendung). Da spricht erstmal nichts gegen, aber damit das funktioniert, transportiert Microsoft heute schon Ihre Zugangsdaten (ungefragt) in die Microsoft-Cloud, denn zukünftig rufen nicht mehr Sie Ihre Mails bei uns ab. Sondern Microsoft macht das für Sie. Und entscheidet dann, welche Sie davon zu sehen bekommen.  Was die Fachpresse darüber sagt, hatten wir in folgendem Newsletter einmal zitiert: https://www.dt-internet.de/einladung-zu-mehr-digitaler-souveraenitaet/ (Hinweis: Der Newsletter und damit auch der Runde Tisch fand 2025 statt)

Wenn Outlook sich zukünftig nicht mehr an weltweit etablierte offene Standards hält (und es gibt keinen technischen Grund, sondern einen strategischen: Sie abhängiger zu machen), dann wechseln Sie es doch einfach aus. Das "SOGo"-Webmail-Tool, was Teil unserer neuen Mailplattform (siehe Alternative 1) ist, ist wirklich gut geworden und steht einem überladenen Outlook meist in nichts nach. Und für größere Organisationen ist das OpenDesk, Teil unserer www.kivo.hosting-Lösung, quasi ein "Outlook in schön".